RSS FEED
TWITTER
model sistem umum perusahaan & pendekatan sistem
Jumat, 14 Oktober 2011
Bab.
I
Pendahuluan
Di
dalam model sisitem umum perusahaan & pendektan sistem ada beberapa hal
yang perlu kita ketahui Terutama pengertian model yaitu penyederhanaan dari
sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang di sebut entitas,
model sendiri terbagi dari dianataranya adalah : model fisik, model neratif,
model matematika, model grafik. Untuk pendekatan system kita perlu juga
mengetahui cara pemacahan masalahnya
Suatu
pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah diciptakan yang terdiri Dri
tiga jenis usaha :
1. Persiapan
2. Definisi
3. solusi
Dalam
mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu
sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi
subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer
bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem
menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi
berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik,
menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu
berjalan sebagai mana mestinya.
Bab.
II
MODEL SISTEM UMUM
PERUSAHAAN & PENDEKATAN SISTEM
2.1
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
MODEL
Model adalah penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau
aktivitas, yang disebut entitas (entity).
Jenis- jenis model
1. Model Fisik
Model ini adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi atau bentuk nyata
Model ini biasanya berupa maket atau prototipe produk yang menggambarkan bagaimana hasil
akhir produk tersebut.
Model ini memiliki skala nilai paling kecil bagi para manajer dalam pemecahan masalah
manajemen.
2. Model Naratif
Model yang penggambaran entitasnya secara lisan atau tulisan deskriptif.
Model yang digunakan oleh manajer setiap hari. Salah satu bentuk model naratif yang populer
adalah komunikasi bisnis.
3. Model Grafik
Model yang penggambarannya entitasnya menggunakan sejumlah garis, simbol, atau bentuk
disebut model grafik.
Kebanyakan digunakan di dunia bisnis untuk mengkomunikasikan informasi, seperti grafik
keuangan perusahaan, kondisi pasar dan sebagainya.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yg digunakan
oleh sistem analis dan programmer yang bersifat grafik, seperti bagan arus (flowchart ) dan
diagram arus data (data flow diagram).
4. Model Matematika
Keunggulan dari model ini adalah ketelititannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai
bagian dari suatu objek dengan persamaan matematika.
Model matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak daripada
model grafik yang dua dimensi ataupun model fisik yang tiga dimensi, hal ini disebabkan oleh sifat
model matematika yang multidimensional
Model inipun mempunyai kemampuan prediksi
Kelebihan :
Model ini tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti simbol matematis tentu
dapat mengerti model tsb)
Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan
Contoh : BEP = TFC / P - C
KEGUNAAN MODEL
1. Mempermudah Pengertian
Suatu model pastilah lebih sederhana dari entitas yang diwakilinya dan entitas akan lebih mudah
dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya disajikan dalam bentuk yang telah
disederhanakan.
2. Mempermudah Komunikasi
Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-orang yang telah
mengerti makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, atau persamaan matematika entitas
tersebut.
3. Memperkirakan Masa Depan
Prediksi hanya bisa didapat dari model matematika yang ketelitiannya dalam menggambarkan
entitas membuatnya dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh modelmodel
yang lain.
MODEL SISTEM UMUM
Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan semua organisasi secara
umum,dengan menggunakan kerangka kerja sistem.
SISTEM FISIK
Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik,
dimana input datang dari lingkungan perusahaan , terjadi suatu transformasi dan akhirnya output
dikembalikan ke lingkungan yang sama.
1. Arus Material
Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material ini lalu disimpan
sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.
Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui proses transformasi material
yang sudah berubah menjadi barang jadi disimpan untuk kemudian menjadi output yang
disitribusikan ke pasar.
2. Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia
kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional dimana mereka terlibat dalam proses
transformasi baik langsung maupun tak langsung.
3. Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka waktu lama. Mesin adalah
sumber daya yang terlibat secara langsung dalam berbagai bentuk, input, pemrosesan, dan output.
4. Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang memberikan pendapatan
penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang memberikan pinjaman dan juga pemerintah.
SISTEM KONSEPTUAL
Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai
dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem
untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.
Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi
• Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasi tetap terkendali atau
hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah sangat
dibutuhkan.
CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran kepada
pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.
MODEL
Model adalah penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau
aktivitas, yang disebut entitas (entity).
Jenis- jenis model
1. Model Fisik
Model ini adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi atau bentuk nyata
Model ini biasanya berupa maket atau prototipe produk yang menggambarkan bagaimana hasil
akhir produk tersebut.
Model ini memiliki skala nilai paling kecil bagi para manajer dalam pemecahan masalah
manajemen.
2. Model Naratif
Model yang penggambaran entitasnya secara lisan atau tulisan deskriptif.
Model yang digunakan oleh manajer setiap hari. Salah satu bentuk model naratif yang populer
adalah komunikasi bisnis.
3. Model Grafik
Model yang penggambarannya entitasnya menggunakan sejumlah garis, simbol, atau bentuk
disebut model grafik.
Kebanyakan digunakan di dunia bisnis untuk mengkomunikasikan informasi, seperti grafik
keuangan perusahaan, kondisi pasar dan sebagainya.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yg digunakan
oleh sistem analis dan programmer yang bersifat grafik, seperti bagan arus (flowchart ) dan
diagram arus data (data flow diagram).
4. Model Matematika
Keunggulan dari model ini adalah ketelititannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai
bagian dari suatu objek dengan persamaan matematika.
Model matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak daripada
model grafik yang dua dimensi ataupun model fisik yang tiga dimensi, hal ini disebabkan oleh sifat
model matematika yang multidimensional
Model inipun mempunyai kemampuan prediksi
Kelebihan :
Model ini tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti simbol matematis tentu
dapat mengerti model tsb)
Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan
Contoh : BEP = TFC / P - C
KEGUNAAN MODEL
1. Mempermudah Pengertian
Suatu model pastilah lebih sederhana dari entitas yang diwakilinya dan entitas akan lebih mudah
dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya disajikan dalam bentuk yang telah
disederhanakan.
2. Mempermudah Komunikasi
Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-orang yang telah
mengerti makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, atau persamaan matematika entitas
tersebut.
3. Memperkirakan Masa Depan
Prediksi hanya bisa didapat dari model matematika yang ketelitiannya dalam menggambarkan
entitas membuatnya dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh modelmodel
yang lain.
MODEL SISTEM UMUM
Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan semua organisasi secara
umum,dengan menggunakan kerangka kerja sistem.
SISTEM FISIK
Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik,
dimana input datang dari lingkungan perusahaan , terjadi suatu transformasi dan akhirnya output
dikembalikan ke lingkungan yang sama.
1. Arus Material
Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material ini lalu disimpan
sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.
Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui proses transformasi material
yang sudah berubah menjadi barang jadi disimpan untuk kemudian menjadi output yang
disitribusikan ke pasar.
2. Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia
kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional dimana mereka terlibat dalam proses
transformasi baik langsung maupun tak langsung.
3. Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka waktu lama. Mesin adalah
sumber daya yang terlibat secara langsung dalam berbagai bentuk, input, pemrosesan, dan output.
4. Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang memberikan pendapatan
penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang memberikan pinjaman dan juga pemerintah.
SISTEM KONSEPTUAL
Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai
dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem
untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.
Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi
• Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasi tetap terkendali atau
hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah sangat
dibutuhkan.
CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran kepada
pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.
2.2 Pendekatan sistem
Proses
pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor
filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910,
ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah
suatu kontroversi secara memadai yaitu:
1.
Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka
kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan
sistem.
Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
TAHAP
PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.
-
Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan
menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
Sistem
informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai system dukungan
(support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
FAKTOR
MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan
masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Daftar
Pustaka
·
0 komentar:
Posting Komentar